Recruiting Prozess optimieren - Kosten, Phasen & Abläufe (2024)

Ein zielgerichteter Recruiting-Prozess ist unerlässlich, um neue und vor allem qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Doch bei der Auswahl an Recruiting-Maßnahmen ist es gar nicht so leicht, die richtigen auszuwählen und notwendige Schritte einzuleiten, vor allem durch die wachsenden Möglichkeiten im E-Recruiting.

Aus diesem Grund präsentieren wir nachfolgend die einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses und wie sie dein Team optimiert. Im Fokus steht, die Vorteile verbesserter Prozesse auszuschöpfen, also Kostenersparnis, mehr Effektivität und weniger Streuverluste.

• Wie viele Mitarbeiter benötigen wir?
• Bis zu welchem Zeitpunkt muss der Recruiting-Prozess abgeschlossen sein?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Welche Ziele möchten wir mit dem gesamten Einstellungsverfahren erreichen?
• Welche KPIs sind im gesamten Prozess zu berücksichtigen?

Wurde der Bedarf ermittelt, folgt die Wahl verschiedener Maßnahmen. Neben Stellenanzeigen, Online-Jobbörsen und Zeitungen haben sich in den vergangenen Jahren vor allem Social-Media-Kanäle bewährt. Generell ist das E-Recruiting die beste Wahl, denn Prozesse sind messbarer und dadurch auch weniger kostenintensiv. Abgesehen davon besteht die Möglichkeit, Zielgruppen genauer zu selektieren und die richtigen Personen anzusprechen.

Schlussendlich kommt es bei der Wahl relevanter Kanäle vor allem darauf an, wo sich potenzielle Mitarbeiter befinden. Der regionale Schreiner hat mit Offline-Maßnahmen durchaus gute Karten, die Werbeagentur aus der Großstadt sollte hingegen die Stärken von Social Media nutzen. Je nach Talentpool sind entweder passive oder externe Recruiting Maßnahmen oder Active Sourcing zielführender.

Im dritten Schritt begibt sich dein Unternehmen aktiv auf die Mitarbeitersuche. Basierend auf den Erkenntnissen der Bedarfsermittlung und der dahingehenden Auswahl relevanter Kanäle, beginnt die aktive Personalbeschaffung. In dieser Phase zeigt sich auch, welche Unternehmen sich als Arbeitgebermarke von Mitbewerbern abheben, um den Fachkräftemangel effektiv entgegenzuwirken.

Recruiting ist zwar ein ganzheitlicher Prozess, aber die HR-Abteilung muss sicherstellen, dass Anzeigen für die jeweilige Stelle optimiert sind. Die Anforderungen unterscheiden sich und somit auch die Ansprache der Kandidaten. Zwar präsentiert sich dein Unternehmen als eine Marke, aber Handwerker sprichst du beispielsweise anders an als Büroangestellte.

Jede Stellenanzeige sollte optisch ansprechend sein, Anforderungen klar kommunizieren, durch Bilder und Videos ein schönes Gesamtbild ergeben und einen Call-to-Action beinhalten. Letzterer führt idealerweise zur Karriereseite deiner Website, damit Bewerber den weiteren Prozess durchlaufen.

Mit Veröffentlichung der Stellenanzeigen beginnt offiziell das Bewerbungsverfahren. Je nach Unternehmen und Stelle gehen durchaus mehrere 100 Bewerbungen ein, die zu prüfen und mit den Anforderungen der jeweiligen Stelle abzugleichen sind.

Diese Phase im Recruitingprozess legt offen, wie effizient die HR-Maßnahmen in deinem Unternehmen sind. Erreichen dein HR-Team Bewerbungen von ungeeigneten Kandidaten oder gehen zu wenige Bewerbungen ein, müssen die Recruiting Prozesse optimiert werden, beispielsweise durch eine bessere Selektierung und Ansprache der Zielgruppe.

Durch Vorstellungsgespräche macht sich dein Team ein Bild von den Kandidaten. Der persönliche Kontakt zeigt, wie gut jemand zu deinem Unternehmen passt. Lass Bewerber aber nicht zu lange warten, sonst verlieren sie das Interesse. Laut einer Umfrage sollten nicht mehr als zwei Wochen zwischen der schriftlichen Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch liegen.

Alternativ nutzen viele Unternehmen ein Assessment-Center, um die Eignung der Bewerber nachzuweisen. Im Fokus stehen Fragen zu Fähigkeiten und Persönlichkeit, aber auch Gruppendiskussionen und Rollenspiele zur Prüfung der Sozialkompetenz gehören dazu.

• Ermittle den Bedarf: Wie viele Mitarbeiter sind innerhalb welches Zeitraumes für welche offenen Stellen zu rekrutieren? Und wie viel Budget steht unter Berücksichtigung der KPIs zur Verfügung?

• Recruiting-Maßnahmen festlegen: Auf welchen Plattformen befinden sich relevante Kandidaten und welche Ansätze bewähren sich auf dem Markt?

• Stellenanzeigen veröffentlichen: Ist jede Stellenanzeige optisch ansprechend, appelliert an Bedürfnisse und beinhaltet einen CTA?

• Vorauswahl der Kandidaten: Welche Kriterien legen wir fest? Wie unterstützt uns Software bei der Auswahl von Bewerbern? Und wie erkennen wir anhand qualitativer KPIs, ob die Bewerber geeignet sind?

• Vorstellungsgespräche: Welche Tools verwenden wir? Welche Personen sind in dem Prozess involviert? Und wie können wir die Stärken der Kandidaten testen (z. B. Rollenspiele oder simulierte Arbeitsumgebungen)?

• Einstellung: Haben wir alle für die Zusammenarbeit relevanten Aspekte geklärt? Welche vertraglichen Punkte sind noch offen?

• Onboarding: Wie stellen wir sicher, dass jeder neue Arbeitnehmer sich wohl fühlt? Und wie können wir von Anfang an die Kompetenzen sowie das Miteinander im Team fördern?

• Ressourcen für Mitarbeiter, unter anderem Gehälter und Zeitaufwand.

• Kosten für Social Media und Paid Ads.

• Ausgaben für HR-Software zum Aufbau eines Talent-Pools.

• Onboarding-Kosten, beispielsweise für Weiterbildungen oder Mitarbeitende.

• Kosten für Testphasen, darunter für verschiedene Stellenanzeigen und Recruiting-Maßnahmen.

Idealerweise zieht dein Team Erfahrungswerte heran, um eine ungefähre Kalkulation vorzunehmen. Basierend darauf ist es möglich, ein festes Budget für den Recruiting-Prozess festzulegen. Anschließend folgen Optimierungen, um Ressourcen effektiv einzusetzen.

Zur Orientierung: Unserer Erfahrung nach generieren Unternehmen um die 50 Facebook-Leads bei einem Budgeteinsatz von 1.000 €. Gehälter von Mitarbeitenden sowie der Zeitfaktor im Onboarding-Prozess sind meistens gut kalkulierbar und es bestehen Erfahrungswerte. Mit dieser Grundlage ist es zumindest möglich, eine ungefähre Kalkulation durchzuführen.

Dein Team kann verschiedene Erfolgskennzahlen (KPIs) heranziehen, um den Erfolg der Candidate Journey zu bemessen. Verbindlich festgelegte Metriken fördern die Zielerreichung und geben Aufschluss darüber, welche Phasen der Candidate Journey noch zu optimieren sind.

Die Bewerbungsrate gibt Aufschluss darüber, wie effektiv die E-Recruiting-Maßnahmen sind. Zu wenig Bewerbungen deuten darauf hin, dass zu wenig Interesse an deinem Unternehmen als Arbeitgeber besteht. Berücksichtige in diesem Fall die Tipps aus dem letzten Abschnitt.

Das bereits erwähnte Kandidaten-Feedback ist vor allem im Zusammenhang mit der Bewerberzufriedenheit relevant. Uneffektive Kommunikationsstrukturen, falsche Versprechen oder fehlende Transparenz hinterlassen einen schlechten Eindruck und erreichen ungeeignete Kandidaten.Das hat nicht nur für die Reputation Nachteile, denn es gehen auch zeitliche Ressourcen verloren.

Ein Beispiel hierfür ist ein Vorstellungsgespräch mit jemandem, der die Anforderungen nicht erfüllt – dein Team investiert Zeit in einen ungeeigneten Kandidaten, zugleich wird die Erfahrung mit deinem Unternehmen nicht gut sein, weil die Vorstellungen des Bewerbers zu stark von dem abweichen, was du als Arbeitgeber bietest.

Aus Unternehmenssicht ist die Time to Hire eine verlässliche KPI. Diese gibt an, wie lange es dauert, einen Kandidaten erfolgreich zu rekrutieren. Verfehlte Zielwerte können auf zwei Fehler innerhalb der Recruiting Prozesse hindeuten. Entweder sind die Kommunikationsstrukturen nicht effektiv genug oder Bewerber benötigen zu viel Bedenkzeit, weil Fragen und Einwände nicht ausreichend behandelt werden.

Die Bedarfsermittlung im Unternehmen wird durch eine bessere Kommunikation gefördert. Die enge Zusammenarbeit mit dem Management schärft das Gespür der HR-Abteilung für die Zielsetzung. Auch Mitarbeiterbefragungen sind sinnvoll, beispielsweise um Engpässe in Erfahrung zu bringen. Aber auch, damit die Personalabteilung weiß, was beim Recruiting bestehender Mitarbeiter funktioniert hat und was nicht.

Idealerweise nutzt dein Team die Stärken digitaler Technologien, um Prozesse effektiver zu gestalten. So können Softwareanwendungen verfügbare Daten auswerten und bei Erstellung von Anforderungsprofilen unterstützen oder Trends identifizieren. Der Einsatz eines CRM hilft zudem beim Aufbau von Talentpools.

Einer der größten Fehler im Recruiting besteht darin, Kanäle nach Bauchgefühl auszuprobieren. Möglicherweise hat das HR-Management davon gehört, dass LinkedIn ein super Recruiting-Kanal ist und investiert deshalb mehrere 1.000 € in LinkedIn Ads.

Das Problem: In ausgewählten Branchen, beispielsweise dem Handwerk, funktionieren Business-Netzwerke nicht so gut.

Durch Marktforschung und den bereits erwähnten Befragungen erfährt die Personalabteilung, wo sich potenzielle Mitarbeiter befinden. Zwar profitiert jedes Unternehmen von den Stärken des Social Recruitings, aber nicht jeder Kanal funktioniert gleichermaßen.

Du kennst jetzt die Voraussetzungen und weißt, wo du potenzielle Mitarbeiter findest. Das reicht aber noch nicht aus, um Kandidaten für dich zu gewinnen. Du musst dich im Wettbewerb als Marke mit Alleinstellungsmerkmalen positionieren. Hohe Gehälter reichen nicht aus, du musst ein ansprechendes Gesamtbild vermitteln und die Sprache deiner Wunschkandidaten sprechen.

Kenne deine Stärken im Wettbewerb, pflege eine aktive Präsenz auf den verschiedenen Social-Media-Kanälen und nutze die Wirkung visueller Elemente, damit Stellenanzeigen mehr Aufmerksamkeit gewinnen. Sprich die Sprache deiner Zielgruppe und platziere aussagekräftige Call-to-Actions. Tools wie Canva helfen zudem dabei, ansprechende Design für Stellenanzeigen zu erstellen.

Die Präsenz auf den sozialen Medien ist deshalb wichtig, weil jeder Kandidat eine Reise durchmacht – die sogenannte Candidate Journey. Über Kanäle wie Instagram oder TikTok gehen vielleicht nicht direkt Bewerbungen ein, aber im Rechercheprozess sind es relevante Berührungspunkte. Baue daher aussagekräftige Profile auf, die Einblicke in den Arbeitsalltag gewähren, zum Interagieren bewegen und dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zeigen.

Die Vorauswahl wird durch unklar definierte Anforderungen erschwert. Deshalb geben manche Unternehmen auch so spät Rückmeldungen bezüglich eines Vorstellungsgesprächs, weil die Vorauswahl aufgrund schlechter Definitionen von Wunschkandidaten zu lange dauert. Die Festlegung klarer Kriterien erleichtert den Entscheidungsprozess und insgesamt werden HR-Prozesse effektiver, aber vor allem schneller.

Für die Kandidatenauswahl empfehlen wir den Einsatz von KI-Anwendungen. Diverse Talent-Management-Systeme und Tools selektieren Bewerber nach ihrer Eignung und bewerten sie. Beispiele für solche Tools sind Oracle, Softgarden und Teamtailor. Der Einsatz von Software beschleunigt Prozesse und Recruiting-Kostenwerden gespart.

Eine weitere Möglichkeit ist das sogenannte Screening. HR-Software und Tools können Lebensläufe analysieren und unpassende Bewerber direkt aussortieren. Das Screening kann auch direkt in den Bewerbungsprozess eingegliedert werden, beispielsweise indem Kandidaten bestimmte Fragen über ein Online-Formular beantworten müssen.

Mit Blick auf die unternehmerische Perspektive gibt es nur wenig Optimierungspotenzial. Du kannst aber Bewerbern das Leben erleichtern. Jeder Kandidat ist vor dem Bewerbungsgespräch gestresst und zeigt sich deshalb nicht immer von seiner besten Seite. Ein Nachteil für dich, denn möglicherweise werden gute Kandidaten dadurch aussortiert.

Kommuniziere vorab den HR-Ansprechpartner von Bewerbern und stelle sicher, dass er oder sie ein Social-Media-Profil hat. Dadurch können sich Kandidaten direkt ein Bild machen. Des Weiteren sollten Bewerber wissen, welche Fragen ungefähr auf sie zukommen. So ist es auch für dein Team leichter, zielgerichtete Entscheidungen zu treffen und Stellen mit den richtigen Personen zu belegen.

• Kostenersparnis: Ein optimierter Recruiting-Prozess spart Kosten und ermöglicht zielgerichtete Investitionen in die Personalbeschaffung.

• Mehr Bewerber, weniger Streuverluste: Eine gezielte Ansprache von Talenten resultiert in mehr Bewerbungen. Dein Unternehmen spricht ausschließlich passende Kandidaten an, wodurch Streuverluste und der Arbeitsaufwand für die Auswahlphase reduziert werden.

• KPIs verbessern: Verfolge mit deinen Recruiting-Maßnahmen klar definierte Ziele, um sowohl quantitative Kennzahlen (z. B. Time to Hire) als auch qualitative Kennzahlen (z. B. Quality of Hire – wie gut ein Bewerber die Anforderungen der jeweiligen Stelle erfüllt) zu verbessern. Optimiert dein Team den bestehenden Recruiting-Prozess, ergeben sich daraus Vorteile bei der Zielerreichung.

• Arbeitgebermarke: Eine aktive Präsenz auf den sozialen Medien fördert dein Image als Arbeitgeber und sichert dir eine stärkere Position auf dem Markt.

• Geringe Absprungraten: Durch verbesserte Kommunikation werden nicht nur Recruiting-Prozesse optimiert, es besteht auch mehr Transparenz im gesamten Bewerbungsverfahren. Dadurch reduzieren sich die Absprungraten und es kommt zu weniger Streuverlusten bei der Rekrutierung von Talenten,

• Aufbau von Kompetenzen: KI und HR-Software unterstützen den Recruiting-Prozess, aber ohne Know-how kann beides nicht verwendet werden. Die Einarbeitungsphasen mit modernen Technologien erfordern zwar Ressourcen, aber dein Team entwickelt ein Gespür für die Nutzung solcher Anwendungen. Und daraus ergeben sich Wissensvorteile im Wettbewerb.

Mit den Tipps aus diesem Artikel hast du ein Fundament, um den Recruiting-Prozess zu verbessern. Aber mit einer einmaligen Optimierung ist es nicht getan. Erfolgreiches Recruiting definiert sich über Beständigkeit und dass man durch den Austausch mit Angestellten mehr über deren Wünsche erfährt sowie Prozesse basierend darauf optimiert.

Den Recruiting-Prozess kann man durch gezielte Verbesserungen optimieren, etwa durch die Nutzung moderner Technologien wie KI-gestützte Screening-Tools, eine klare Kommunikation mit Bewerbern, Umfragen, eine effiziente interne Koordination, kontinuierliches Feedback von Mitarbeitern und Bewerbern, sowie die regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Prozesses.